Como aprendí recientemente mientras intentaba iniciar mi propio negocio, las finanzas son difíciles. Realmente difícil. Quiero decir, he escrito software y compilado núcleos personalizados y construido sistemas Linux únicos durante años, pero tratar de rastrear activos y pasivos y capital y facturas y balances… simplemente se me escapa, y necesito un software que me ayude. A juzgar por la gran cantidad de solicitudes financieras en línea, ciertamente no soy el único. Fui en busca de un software para hacer las cosas más fáciles y uno que encontré fue Anhelar Factura. Si bien no está diseñado específicamente para mi tipo de negocio, quería intentarlo. Aquí está esa experiencia, tanto lo bueno como lo malo.
Un poco sobre Crave Invoice
Esta es una aplicación de Windows y viene en tres versiones: Pro, Enterprise y Ultimate. Cada uno se basa en el anterior, por lo que Pro incluye la facturación junto con la gestión de clientes y productos, Enterprise agrega gestión de inventario y Ultimate incluye todo Enterprise más un complemento para gestionar la producción.
Todas las versiones tienen un Prueba gratuita de 30 días donde puedes decidir si te gusta el programa antes comprar una licencia.
Configuración
Como un programa de Windows, se instala como cualquier otro y, en la primera ejecución, lo recibe un breve asistente de 3 pasos para ingresar la información de la empresa y, opcionalmente, la información de impuestos y divisas.
En cuanto a los asistentes, este es rápido y simple, y agradezco que pueda optar por omitir las pantallas de impuestos y moneda una vez que haya completado la pantalla de información inicial de la empresa.
Uso básico
De las tres ediciones mencionadas anteriormente, estamos revisando la edición Pro. Es el más limitado de los tres, pero proporciona los módulos básicos utilizados por todas las ediciones y demuestra la funcionalidad del programa. Una vez que haya terminado con el asistente de configuración de primera ejecución, obtendrá la pantalla principal de la aplicación
lo cual es bastante sencillo. Lo primero que hice fue tratar de crear un nuevo cliente, y aquí es donde me encontré con la primera de algunas «peculiaridades» de la aplicación. Al crear mi cliente ficticio, decidí ingresar una dirección de Londres, Reino Unido, para ver cómo la aplicación manejaría una dirección fuera de los EE. UU., y obtuve la siguiente respuesta
En resumen, me dice que no ingresé un código postal (no aplicable en el Reino Unido). No me gusta que no haya ingresado ninguna información para la dirección de entrega (en la siguiente pestaña). Crave aceptó un código postal de estilo londinense en el casillero postal, y pude establecer la información de entrega en Igual que la dirección de facturación, por lo que esto no fue un factor decisivo, pero no puedo predecir cómo responderá el sistema a los países sin un equivalente ZIP. Como las entregas no tienen nada que ver con mi negocio y muchos otros, me sorprendió un poco que la pestaña Entrega fuera un campo obligatorio.
Gestión de productos
Para simplificar su contabilidad, puede especificar productos individuales y sus precios con Crave y agregarlos fácilmente a sus facturas más adelante. Simplemente elija el botón Crear nuevo producto en el Panel de acceso rápido.
Si bien es una parte relativamente pequeña de la aplicación general, en realidad tuve dos quejas sobre esta sección. El primero es la falta de un campo de descripción, o cualquier otra forma de incluir información/comentarios/notas adicionales sobre un producto. En segundo lugar, el campo Unidades de medida proporciona cuatro opciones: NOS, KGS, LTR y MTR sin ninguna información sobre herramientas u otra información sobre lo que significan exactamente. Por lo que parece, creo que eso podría significar la cantidad de unidades, kilogramos, litros y metros, pero no hay aclaración en la GUI o incluso en los documentos en línea para confirmar eso. Una búsqueda en Google de esos términos me llevó a un sitio web del Departamento de Comercio Exterior que confirmó mis sospechas, pero el software no necesariamente debe asumir que estoy al tanto de los últimos estándares de abreviaturas de FTD.
Facturación
Seguramente, si hay un lugar donde este software debería brillar, debería ser la facturación. ¿Por qué más poner eso en el nombre? En su mayor parte, diría que está justificado. Crave facilita la extracción de clientes y productos y los combina en un generador de facturas fácil de usar.
Esta pantalla contiene todas las opciones de generación de facturas que necesito (y algunas más) y es bastante sencilla e intuitiva.
Una vez que terminé de ingresar los detalles de mi factura, encontré un inconveniente que casi me hizo descartar por completo a Crave como inútil, hasta que me di cuenta de que era otra «peculiaridad» de la GUI. Si observa la captura de pantalla anterior, es posible que note que faltan dos cosas importantes. Puede imprimir, pero no hay nada para enviar su factura por correo electrónico o exportarla a un archivo. Sin embargo, no todo está perdido, ya que ambas funciones están presentes, pero por alguna razón ambas están ocultas detrás del botón Imprimir. Haga clic en eso y verá una ventana de vista previa que SÍ tiene los controles para enviar por correo electrónico y exportar.
Conclusión
Es difícil concretar una opinión única y sólida sobre Crave Invoice. Su enfoque principal: crear facturas simples y atractivas, lo hace bien. Los gráficos son buenos, pero hay algunas opciones de usabilidad francamente tontas (como cargar todas las pantallas en un espacio superpuesto sin pestañas/mosaicos/otra organización sensata). Hay muy buenas capacidades de generación de informes, pero los problemas de usabilidad hacen que sea difícil querer aprovechar eso. Supongo que si tuviera que resumirlo todo, diría que Crave Invoice tiene una funcionalidad bastante impresionante, pero le falta un poco de forma. Parece estar diseñado para un tipo de negocio un tanto limitado, pero para ese tipo (fabricación pequeña) podría ser extremadamente útil, siempre que pueda superar esas peculiaridades.