En las reuniones, generalmente hay muchos oradores que tienen diferentes agendas que cubrir. Es fácil aburrirse en las reuniones y perder la noción de algunas de las cosas que se dicen. Si bien esto está bien para los asistentes regulares a la reunión, para las personas responsables de registrar las actas de la reunión, este es un problema importante. Deben prestar mucha atención a todo lo que se menciona en la reunión. Pero esta no es la parte más difícil de registrar las actas de las reuniones; la parte más difícil es ordenar las actas en categorías apropiadas y enviárselas a sus jefes.
Esta última parte es la que más tiempo consume. Poner todo en el formato correcto para enviarlo por correo electrónico a sus superiores puede consumir una cantidad de tiempo sorprendentemente grande. Pero ese tiempo se puede reducir drásticamente si está utilizando un servicio web llamado «MinuteIO».
Introducción
MinutesIO es un servicio web maravilloso y gratuito que ayuda a sus usuarios a registrar las actas de las reuniones. El sitio está diseñado para que pueda llevar su computadora portátil directamente a la reunión y comenzar a registrar las actas. Sin necesidad de registrarse para nuevas cuentas, MinutesIO le permite comenzar a ingresar los detalles de una reunión, registrar actas, asignarles categorías, fechas de vencimiento y temas. Una vez finalizada la reunión, sus minutos grabados se pueden compartir con sus superiores por correo electrónico. Todo el proceso es extremadamente rápido y efectivo.
Uso
Cuando visite MinutesIO, simplemente haga clic en el botón verde grande para comenzar. El sitio no le pide que cree ninguna cuenta nueva: almacena información localmente en su navegador; esto explica la rápida capacidad de respuesta de la herramienta.
Al hacer clic en el botón, se abre una nueva interfaz para registrar las actas de las reuniones. Puede comenzar a registrar los detalles de la reunión (título, lugar, hora, proyecto, etc.) haciendo clic en el texto que aparece en la página web.
Puede modificar el texto de la página de la reunión según sus requisitos y para que se ajuste a su reunión. Además de ingresar el nombre de su empresa y la ubicación de la reunión, puede ingresar su dirección de correo electrónico, los correos electrónicos de los asistentes o cualquier persona con la que compartirá los minutos más tarde. Opcionalmente, también puede agregar una descripción para la reunión.
El área que te permite registrar minutos funciona de manera similar: haces clic en el texto y escribes para editarlo. Para cada minuto, puede agregar un tema en el panel de la izquierda, luego seleccione el tipo de minuto, agregue una nota para él, seleccione quién lo dijo en la reunión y, opcionalmente, seleccione una fecha de vencimiento para las tareas que se completarán más adelante. .
Cuando haya terminado con la reunión y desee finalizar su acta, puede hacer clic en la marca de verificación (ü) que aparece a la izquierda.
Después de esto, se finalizarán sus actas y podrá ver los paneles para compartir, imprimir y editar en el mismo lugar donde encontró la marca de verificación.
El botón de envío le permite compartir las actas de la reunión con quien quiera compartirlas por correo electrónico. Antes de enviar el correo electrónico, se le muestra su vista previa.
Puede modificar los destinatarios del correo electrónico, así como el cuerpo. En el cuerpo, encontrará que las actas de su reunión se publican en una URL secreta. Puede copiar la URL desde aquí y compartirla directamente con amigos para que puedan ver los minutos sin enviarles un correo electrónico. Para volver a sus minutos en cualquier momento, puede volver a visitar MinuteIO y hacer clic en el botón superior en el panel izquierdo para ver su tablero. Aquí puede revisar sus minutos grabados, editarlos y compartirlos.
Conclusión
MinutesIO es una herramienta invaluable para cualquiera que quiera registrar actas de reuniones. Al ofrecer a sus usuarios una interfaz intuitiva para registrar minutos sin tener que registrarse para nada, el sitio presenta una comodidad sin precedentes. Para todas las secretarias o personas cuya tarea es registrar los detalles de las reuniones, MinutesIO es un sitio web que debe marcar como favorito.