¿Sientes que tu bandeja de entrada está desbordada y te estás perdiendo correos electrónicos importantes? Si es así, aprende a organizar Gmail con esta guía.
¿Temes abrir tu Gmail porque es un desastre? ¿Tiene miles de correos electrónicos sin leer que siempre ha tenido la intención de tratar más tarde? ¿Se ha perdido un correo electrónico importante porque se perdió entre todos los demás correos electrónicos no leídos?
Si esto te suena familiar, no todo está perdido. Gmail tiene algunas herramientas muy útiles que pueden ayudarlo a recuperar su bandeja de entrada y tal vez incluso lograr el último sueño: la bandeja de entrada cero.
Estos son algunos consejos útiles sobre cómo organizar Gmail.
1. Elige el Tipo de Bandeja de Entrada Correcto
Si no te has sumergido profundamente en la configuración de Gmail, lo más probable es que todavía estés usando la bandeja de entrada predeterminada. Es posible que ni siquiera sepa que hay diferentes tipos de bandejas de entrada que puede usar. Elegir el tipo de bandeja de entrada correcto puede marcar una gran diferencia a la hora de ayudarte a organizar Gmail. Echemos un vistazo a sus opciones.
Bandeja de entrada predeterminada
Este es el aspecto estándar de Gmail. Tiene pestañas en la parte superior de la página para la bandeja de entrada principal, las promociones y las redes sociales.
importante primero
Una forma efectiva de asegurarse de estar al tanto de sus correos electrónicos más importantes, Important First aprende qué correos electrónicos abre con más frecuencia y a cuáles responde, además de usar otras pistas para colocar lo que cree que son los correos electrónicos más importantes en la parte superior de tu bandeja de entrada
No leído primero
Si no siempre abre todos los correos electrónicos en orden, este tipo de bandeja de entrada puede ser muy útil. Su correo se divide en dos secciones; los correos electrónicos no leídos en la sección superior y los que ha abierto a continuación.
Destacado primero
Si desea controlar qué correos electrónicos se consideran los más importantes, Starred First le permite colocar todos los mensajes que ha destacado al frente y al centro. Al igual que con Unread First, sus mensajes se dividen en dos secciones.
Buzón de prioridad
Esto divide su Gmail en hasta cuatro secciones diferentes y le permite personalizarlas a partir de opciones como No leído, Importante y No leído, y Destacado.
Bandeja de entrada múltiple
Si una bandeja de entrada no es suficiente para usted, puede clasificar su correo electrónico en varias bandejas de entrada diferentes. Puedes crear diferentes criterios de búsqueda para cada bandeja de entrada para que todo tu correo acabe en la bandeja de entrada que quieras.
Cómo cambiar el tipo de bandeja de entrada de Gmail
Cambiar a un tipo de bandeja de entrada diferente es rápido y fácil de hacer. Puede elegir y personalizar su tipo de bandeja de entrada a través de la configuración de Gmail.
Para cambiar el tipo de bandeja de entrada en Gmail:
- Haga clic en el Ajustes icono.
- En el Ajustes rápidos panel, elija su tipo de bandeja de entrada.
- Si tu eliges Predeterminado, Prioridad Bandeja de entrada, o Bandeja de entrada múltiple puedes hacer clic personalizar para elegir las opciones para la bandeja de entrada elegida.
- Cuando haya terminado, haga clic en el X en la parte superior del menú.
2. Haz uso de etiquetas
Gmail tiene un conjunto de etiquetas predefinidas, como Importante y Enviado, que se aplican a sus correos electrónicos, pero puede crear sus propias etiquetas para ayudar a mantener su bandeja de entrada organizada. La creación de etiquetas para categorías como Amigos y Trabajo le permite acceder rápidamente a tipos específicos de correos electrónicos haciendo clic en la etiqueta en la barra lateral.
Para crear nuevas etiquetas en Gmail:
- Haga clic en el Ajustes icono.
- Haga clic en el Ver todas las configuraciones botón.
- Selecciona el Etiquetas pestaña.
- Hacer clic Crear nueva etiqueta.
- Introduzca un nombre para su etiqueta.
- Si desea anidarlo debajo de otra etiqueta, marque la Anidar etiqueta debajo cuadro y seleccione la etiqueta en la que desea anidarlo.
- Hacer clic Crear. Su etiqueta ahora aparecerá en la barra lateral.
- Para aplicar su etiqueta a un correo electrónico, haga clic con el botón derecho en el mensaje, coloque el cursor sobre etiquetar comoy seleccione su etiqueta.
- También puede agregar una etiqueta abriendo el correo y haciendo clic en el Etiquetas icono en la parte superior de la pantalla.
- Seleccione su etiqueta y haga clic Solicitar.
- También puede usar filtros para aplicar etiquetas. Puede obtener más información sobre los filtros a continuación.
3. Archivar, no eliminar
En la búsqueda de la bandeja de entrada cero, puede ser satisfactorio presionar eliminar en todos los correos electrónicos que ya no necesita. Eso está bien hasta que te das cuenta de que necesitas un correo electrónico para acceder a un correo electrónico que ya eliminaste.
Ahí es donde entra en juego el archivado. Archivar su correo electrónico lo sacará de su bandeja de entrada, por lo que aún puede lograr su objetivo de bandeja de entrada cero. Pero todos los mensajes archivados aún se podrán buscar, por lo que si alguna vez necesita uno nuevamente, puede recuperarlo fácilmente. Archivar es tan fácil de hacer como eliminar una vez que sepa cómo hacerlo y es una forma sencilla de ayudar a organizar su Gmail.
Para archivar un correo electrónico en Gmail:
- Abra el correo electrónico que desea archivar.
- En la parte superior de la pantalla, haga clic en el Archivo icono.
- Su correo electrónico ya no aparecerá en su bandeja de entrada, pero todavía se puede encontrar en el Todo el correo ver y aparecerá en los resultados de búsqueda.
- Alternativamente, para archivar más de un correo electrónico a la vez, puede seleccionar varios correos electrónicos en su bandeja de entrada y hacer clic derecho en uno de ellos, luego seleccionar Archivo.
4. Enviar y archivar
Si le gusta archivar, puede usar una herramienta útil que archivará un mensaje tan pronto como lo envíe. El correo electrónico permanecerá oculto a menos que el destinatario responda, momento en el que volverá a aparecer en su bandeja de entrada. Esta útil función está desactivada de forma predeterminada.
Para activar Enviar y archivar en Gmail:
- Haga clic en el Ajustes icono.
- Haga clic en el Ver todas las configuraciones botón.
- Selecciona el General pestaña.
- Haga clic en el Mostrar el botón «Enviar y archivar» en respuesta botón.
- Desplácese hacia abajo hasta la parte inferior de la pantalla y haga clic en Guardar cambios.
- Cuando responda a un correo electrónico, ahora verá la opción Enviar y archivar su correo electrónico.
5. Los filtros son tus amigos
Los filtros de Gmail se pueden usar para mantener el correo que no te interesa fuera de tu bandeja de entrada. Puedes configurar filtros para aplicar etiquetas a correos electrónicos específicos, o para enviar esas ‘bromas’ molestas que tu tía abuela te envía directamente a la papelera. Si quieres organizar tu cuenta de Gmail, aprender a usar los filtros es fundamental.
Un ejemplo útil de un filtro es hacer que los correos electrónicos de los boletines vayan directamente a su archivo.
Para que los correos electrónicos de los boletines se salten tu bandeja de entrada en Gmail:
- Haga clic en el Opciones de búsqueda icono en la barra de búsqueda.
- En el tiene las palabras Tipo de campo tunsuscríbete.
- Hacer clic Crear filtro.
- Compruebe el Omitir la bandeja de entrada (archivarlo) caja.
- Hacer clic Crear filtro.
- Ahora no aparecerán correos electrónicos con la palabra ‘cancelar suscripción’ en su bandeja de entrada, pero aún se pueden encontrar en el Todo el correo carpeta.
6. Posponer correos electrónicos no urgentes
Si es necesario tratar un correo electrónico pero no es una prioridad, puede ser demasiado fácil olvidarse de él, ya que queda enterrado bajo una montaña de otros correos electrónicos. Posponer su correo electrónico lo devuelve a la parte superior de su bandeja de entrada en el momento que elija.
Para posponer un correo electrónico en Gmail:
- Coloca el cursor sobre el correo electrónico que deseas posponer.
- Haga clic en el Siesta icono.
- Seleccione una de las opciones predefinidas o elija su propia hora y fecha haciendo clic en Elegir fecha y hora.
- El correo electrónico se elimina de su bandeja de entrada, pero volverá a aparecer en la parte superior de su bandeja de entrada a la hora y la fecha que especificó.
Obtener más de Gmail
Aprender a organizar Gmail garantiza que usted esté a cargo de sus correos electrónicos, en lugar de que sus correos electrónicos estén a cargo de usted. Hay muchos otros trucos para ayudarte a sacar más provecho de tu cuenta de Gmail.
Puede obtener información sobre cómo encontrar rápidamente correos electrónicos no leídos en Gmail. Puede desagrupar los correos electrónicos si le resulta difícil seguir la vista de conversación. No solo eso, sino que también puede crear una lista de correo electrónico grupal para enviar rápidamente correos electrónicos a varias personas a la vez.