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Las invitaciones a reuniones se movieron en línea mucho antes de que las reuniones lo hicieran. Dada la popularidad de los planificadores digitales, los calendarios en línea y los eventos basados en la web, es lógico que las invitaciones se gestionen en consecuencia.

La mayoría de los eventos en línea proporcionan un simple enlace que se puede compartir con los posibles participantes. El enlace añade el evento a un calendario en línea. Con Outlook, puedes crear algo similar pero no está vinculado a un evento en línea.

Invitación a la reunión en Outlook

En Outlook, puedes enviar una invitación de calendario a un evento. Este evento puede ser en línea o fuera de línea. Depende completamente de usted y la característica de Outlook no se trata tanto del tipo de evento como del tipo de invitación que desea enviar.

Una invitación a una reunión de Outlook puede enviarse a varias personas, los destinatarios pueden aceptarla o rechazarla, y se puede ver quién asiste y quién no.

Cuando una invitación es aceptada por un destinatario, el evento/reunión se añade a su calendario automáticamente.

Crear una invitación a la reunión

Para crear una invitación en Outlook para Microsoft 365, siga estos pasos.

  1. Abrir Perspectivas.
  2. Haga clic en el flecha desplegable junto a Nuevo mensaje.
  3. Seleccione Reunión. Se abrirá una nueva ventana.

  1. Dale a la Conocer un nombre/título.
  2. Para los participantes que deben estar presentes, introduzca su correo electrónico en el campo obligatorio.
  3. Para los participantes que pueden no participar en la reunión…introduzca su correo electrónico en el Campo opcional.
  4. Seleccione un hora y fecha de inicio y fin. Si la reunión o el evento durará todo el día, seleccione Todo el día.
  5. Si la reunión se va a celebrar en varias zonas horarias, seleccione Zonas horarias y elija la zona horaria en la que se crea la invitación.
  6. Si el la reunión es recurrentepor ejemplo, una reunión de personal semanal o diaria, seleccione Hacer Recurrente.
  7. Seleccione el período recurrente para la reunión.
  8. Añadir un mensaje y adjuntar archivos que se necesitan para la reunión, y enviar la invitación.

Acepta la invitación a la reunión

Las invitaciones a reuniones pueden ser aceptadas en la mayoría de los clientes de correo electrónico y en la interfaz web de un servicio de correo electrónico. Si utiliza Outlook, siga los siguientes pasos para aceptar (o rechazar) una invitación a una reunión.

  1. Haga doble clic en la invitación (Aparecerá como un correo electrónico en su bandeja de entrada).
  2. Haga clic en el Botón de aceptacióny seleccione Envíe la respuesta ahora.
  3. A declinar la reunión…haga clic en el botón… Botón de declinar.

Ver la respuesta de la reunión

Ver la respuesta a una reunión es simple si sabes dónde buscarla.

  1. Abrir Perspectivas.
  2. Haga clic en el Icono del calendario en la parte inferior de la columna de la izquierda.
  3. Encuentra la reunión en su calendario.
  4. Haga doble clic en la reunión para abrirla.
  5. Ve al Pestaña de rastreo.
  6. Verás… una lista de asistentes que han aceptado, rechazado o aceptado provisionalmente la invitación.

Conclusión

Se puede añadir a Gmail una invitación a una reunión de Outlook. Gmail puede analizar el mensaje que se recibe cuando se envía una invitación y convertirlo en un evento de Google Calendar. Podrá conservar la mayor parte de la información de la invitación.

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