A veces, las tablas y las hojas solo están disponibles en formato PDF, pero puede convertir un PDF en una hoja de cálculo de Microsoft Excel para editarlo. Si bien el proceso de conversión ha recorrido un largo camino a lo largo de los años, todavía no es completamente perfecto. Sin embargo, es gratis convertir su PDF a Excel y mantener la mayor parte del aspecto original de la hoja de cálculo.
Propina: también puede realizar una conversión rápida de documentos PDF a Word con una serie de herramientas gratuitas.
Lo que puedes y no puedes hacer
Antes de intentar convertir su PDF, es importante saber qué es y qué no es posible. Fuera de las hojas de cálculo básicas, no obtendrá una conversión exacta en la mayoría de los casos. Por ejemplo, los tamaños de las celdas pueden ser ligeramente diferentes o las fuentes pueden cambiar un poco.
En hojas de cálculo más complejas con mucho formato, es posible que la versión convertida de Excel ni siquiera se alinee exactamente como el PDF original. Otro problema es que su PDF contiene fórmulas que no se transferirán a Excel, ya que solo obtiene texto y colores de fondo. Por supuesto, tener que hacer un pequeño trabajo de retoque es mucho más fácil que intentar recrear manualmente todo el PDF en Excel.
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Lo que es posible es obtener una conversión sorprendentemente cercana de su texto, tamaños de celda, alineación, formato de color y cualquier imagen incluida, como un logotipo comercial. Siempre que no espere la perfección, es probable que se sienta muy feliz cuando convierta un PDF a una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
Si bien técnicamente puede importar el PDF a Excel como una imagen, los resultados no valen su tiempo y esfuerzo. La mayoría de las veces, es un desastre. En cambio, es mejor usar otras herramientas de conversión.
Recuerde, puede exportar archivos de Office como PDF, pero Excel no le permite hacer lo contrario.
Convertir un PDF a Excel con Adobe
El método más simple consiste en utilizar la herramienta gratuita de conversión de PDF a Excel de Adobe. Para nuestros ejemplos a lo largo de esta publicación, estamos usando un plantilla de presupuesto para adolescentes que originalmente estaba en formato PDF. Incluye varias columnas, diferentes tipos de formato, una imagen de encabezado y fórmulas para calcular elementos automáticamente.
Si bien puede hacer esto si tiene la versión completa de Adobe, no la necesita para convertir sus archivos. En su lugar, puede usar el convertidor en línea gratuito, que elimina automáticamente sus archivos poco después de la conversión, a menos que cree una cuenta para almacenarlos.
- Haz clic en «Seleccionar un archivo».
- Encuentra tu archivo en tu computadora.
- Espere a que el archivo se convierta, lo que generalmente toma solo unos segundos.
- Elija si desea descargar su archivo inmediatamente o guardarlo en su cuenta de Adobe. Es gratis crear una cuenta.
- La vista previa de la derecha no es exactamente como se ve el archivo final. Como puede ver en la imagen de arriba, falta la tercera columna. Pero después de abrir el archivo convertido en Excel (captura de pantalla a continuación), todo está allí.
Como puede ver en la imagen, todo se ve casi idéntico al PDF original. Como era de esperar, las fórmulas en las celdas «Total» ya no existen, por lo que deberá agregarlas manualmente. Sin embargo, la imagen del encabezado, la alineación e incluso las fuentes y los colores se convirtieron muy bien de PDF a Excel.
Nota: el único inconveniente de utilizar la herramienta gratuita de Adobe Acrobat es que está limitado a dos conversiones gratuitas al mes.
Si tiene Adobe Acrobat Pro, el proceso es bastante similar. Abra su archivo PDF, luego seleccione «Herramientas -> Exportar PDF». A continuación, seleccione el formato de archivo deseado, en este caso, «Hoja de cálculo». Para terminar, elija dónde desea guardar el archivo convertido.
Convertir PDF a Excel usando Smallpdf
Si bien Smallpdf ofrece múltiples herramientas de PDF, todo lo que necesita ahora es PDF to Excel Converter. Es gratis para usar hasta dos documentos por día. También puede suscribirse a un plan premium que comienza en $ 9 / mes.
- Seleccione «Elegir archivos» o arrastre y suelte sus archivos PDF en la pantalla. Puede cargar archivos desde su dispositivo, Google Drive o Dropbox.
- Espere a que se cargue, luego seleccione el tipo de conversión que desea. La versión gratuita no ofrece conversión OCR completa, lo que significa que es posible que algunas cosas no se transfieran bien. Si tiene la versión Pro, puede seleccionar la conversión OCR para una mejor conversión 1:1. Para este ejemplo, estamos usando la versión gratuita.
- Una vez que esté listo, descargue su archivo.
Sin la compatibilidad con OCR, Smallpdf no funciona tan bien como la herramienta de conversión gratuita de Adobe. Mientras todo se convertía, Smallpdf dividía cada sección de la hoja de cálculo PDF en diferentes pestañas.
Si tiene un PDF con varias tablas que le gustaría separar, esta podría ser la mejor opción.
Convierte PDF a Excel con PDF2Go
Si desea convertir un PDF que no incluye imágenes a Microsoft Excel, PDF2Go es una excelente opción. Maneja el texto y el formato bastante bien, pero no trae imágenes.
- Haga clic en «Elegir archivo» y seleccione su archivo. También puede ingresar la URL de un PDF, tomar archivos de Dropbox o Google Drive, o arrastrar y soltar archivos.
- Una vez que se cargue el archivo, haga clic en el botón verde «Inicio». De forma predeterminada, la herramienta se convierte al formato XLSX. Si prefiere el formato XLS, seleccione el tipo de archivo directamente debajo del nombre de su archivo antes de presionar «Inicio».
- Su archivo intentará descargarse automáticamente una vez que finalice la conversión. Elija dónde desea guardarlo o salga del cuadro de diálogo y seleccione «Cargar en la nube» para cargarlo en Google Drive o Dropbox.
- El archivo convertido se parece al original pero no tiene la imagen del encabezado.
Bueno saber: mejore sus habilidades de Excel con Power Pivot y otras características avanzadas que pueden ayudarlo a generar análisis complejos.
Preguntas frecuentes
¿No puedo simplemente copiar y pegar los datos de PDF a Excel?
Algunos archivos PDF no le permiten copiar el texto en absoluto. Para aquellos que lo hacen, todo lo que copian es el texto mismo. Cuando lo pega en Excel, todo se pega en una sola celda.
¿Cómo puedo convertir más de unos pocos archivos PDF en herramientas gratuitas?
Cuando necesita convertir un PDF a Microsoft Excel, generalmente está limitado a solo unos pocos por día o incluso por mes con herramientas gratuitas. La única forma de eludir esta restricción es pagar una versión premium o usar la herramienta deseada en diferentes navegadores.
Por ejemplo, si necesita convertir cuatro archivos PDF a Excel, puede convertir dos en Chrome y dos en Edge. También puede usar el modo de incógnito en el mismo navegador o intentar borrar todos sus datos de navegación y cookies, al igual que cuando intenta eludir los muros de pago en sitios de noticias populares.
¿Funcionan mejor las herramientas de conversión profesionales que las gratuitas?
No necesariamente. La herramienta gratuita de Adobe funciona mejor de todas las opciones mencionadas. La herramienta gratuita le brinda los mismos resultados que Adobe Acrobat Pro.
Sin embargo, en el caso de Smallpdf, cambiar a un nivel pago agregará una conversión de OCR completa para obtener resultados más precisos.
Credito de imagen: pixabay. Todas las capturas de pantalla por Crystal Crowder.