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Uno de los problemas con los archivos adjuntos de correo electrónico y el uso de un cliente de correo electrónico basado en navegador es la cantidad de tiempo que lleva cargar todos los archivos adjuntos. Si está utilizando una conexión a Internet lenta, sabe lo frustrante que puede ser cargar varios archivos adjuntos en un nuevo mensaje de correo electrónico. A veces, las conexiones pueden fallar en el medio y debe comenzar el proceso nuevamente.

Cargar varios archivos simultáneamente también puede congelar el navegador. Por ejemplo: si está utilizando Firefox e intenta cargar algunos documentos PDF de gran tamaño, existe la posibilidad de que Firefox deje de responder. En tales situaciones, se vuelve difícil guardar el borrador, lo que mata su valioso tiempo.

Otro problema con los archivos adjuntos es cuando desea encontrarlos más tarde. Si envía y recibe docenas de correos electrónicos todos los días, es posible que no recuerde la fecha y el hilo real del mensaje del archivo adjunto cargado. En tales situaciones, debe buscar el archivo en su computadora o pedirle a uno de los destinatarios que le envíe el archivo adjunto.

¿Y si podemos utilizar una herramienta de escritorio para subir archivos adjuntos a nuestra cuenta de Gmail? ¿Qué pasa si podemos almacenar una copia en línea de todos los archivos adjuntos a un proveedor de alojamiento de archivos de forma gratuita? En este tutorial, aprenderemos cómo archivar automáticamente todos los archivos adjuntos de correo electrónico en un proveedor de alojamiento de archivos gratuito (usando Drop.io)

Subir archivos adjuntos a Gmail desde el escritorio

Primero tendrás que descargar el Cliente de escritorio Affixa. Affixa le permite cargar archivos adjuntos a su correo electrónico usando Drop.io, un popular servicio de alojamiento de archivos, también puede usar Affixa para agregar los archivos adjuntos a su cliente de correo electrónico de escritorio, por ejemplo, Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra, etc.

Una vez que haya descargado Affixa, instálelo y ejecute el programa. Haga clic en el botón «Agregar» para agregar su cuenta de correo electrónico de Gmail o Yahoo, como se muestra a continuación

En la configuración de la cuenta, puede elegir «Google Apps» o «Gmail en el menú desplegable «Nombre de usuario». Ingrese las credenciales de su cuenta y haga clic en «Probar»

Cargar archivos adjuntos de correo electrónico desde el escritorio

Affixa confirmará si el nombre de usuario y la contraseña son correctos y mostrará un mensaje como el que se muestra a continuación:

Cargar archivos adjuntos de correo electrónico desde el escritorio Verificar correo electrónico

Ahora cambie a la pestaña «opciones» y seleccione «Cargar Affixa al inicio» y «Cargar Affixa cuando haga clic en una dirección de correo electrónico». Esto invocará automáticamente el programa cuando desee agregar los archivos adjuntos y no tendrá que ejecutar el programa manualmente.

Establecer opciones de afijo

A continuación, vaya a la pestaña «Alojamiento de archivos» y elija las reglas de archivos adjuntos. Si desea usar siempre el servicio Drop.io para alojar sus archivos adjuntos, seleccione la casilla de verificación «Usar el host de archivos automáticamente» y nuevamente seleccione la casilla de verificación «Usar siempre el alojamiento de archivos para mis archivos adjuntos»

Opciones de alojamiento de archivos para archivos adjuntos de correo electrónico

Ahora haga clic en «Preferencias» y elija una contraseña para Drop. Un Drop no es más que una ubicación donde se cargará su archivo adjunto (ver ejemplo).

Establecer una contraseña garantiza que solo las personas seleccionadas puedan ver su archivo adjunto y que no sea público. Puede enviar fácilmente la contraseña de su «Drop» creado a los destinatarios en el mensaje de correo electrónico.

Establecer contraseña de administrador para Drop.io

En el menú desplegable de caducidad, seleccione un intervalo para el que desea que la caída esté activa. El intervalo de caducidad se puede establecer de 1 día a 1 año. También puede elegir otras opciones que incluyen si otros usuarios pueden publicar un comentario en su archivo adjunto o si pueden agregar nuevos archivos a la caída creada por usted.

La parte de configuración ha terminado, ahora para cargar un archivo adjunto, simplemente haga clic derecho en un archivo y elija Enviar a -> Destinatario de correo

Enviar archivos adjuntos a Gmail desde Affixa

También puede iniciar manualmente el programa Affixa y arrastrar y soltar para agregar correos electrónicos a Drop.io Basket. Cuando se agreguen todos los archivos, simplemente presione «Correo electrónico» y Affixa cargará esos archivos en Drop.io y los agregará como archivos adjuntos a un nuevo mensaje de Gmail. El siguiente mensaje se muestra una vez que se han subido todos los archivos:

Subir archivos adjuntos de correo electrónico a Gmail desde el escritorio

Ahora abra su bandeja de entrada de Gmail desde el navegador, vaya a la carpeta Borradores y verá un nuevo mensaje con el archivo adjunto a ese mensaje, como se muestra a continuación:

Archivo adjunto guardado como Borrador

Ahora envía el correo electrónico a quien quieras. Una vez que se envíe el correo electrónico, recibirá inmediatamente una notificación del servicio Drop.io, como se muestra a continuación:

Notificación de carga de archivos de Drop.io

Sus destinatarios pueden descargar el archivo adjunto con la contraseña de administrador o también pueden suscribirse a la fuente RSS del archivo adjunto. Esto es muy útil porque cuando desea actualizar el hilo de mensajes en particular y agregar nuevos archivos adjuntos, no tiene que crear un nuevo mensaje de correo electrónico. Simplemente puede cargar los nuevos archivos en la página de Drop.io y sus destinatarios suscritos recibirán una notificación en su bandeja de entrada. ¡Estupendo!

La versión gratuita de Affixa le permite usar solo una cuenta, puede comprar la versión comercial si desea tener opciones avanzadas que admitan varias cuentas.

¿Utiliza algún servicio para archivar sus archivos adjuntos de correo electrónico? Por favor comparte tus ideas en la sección de comentarios.

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