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Una hoja de Excel no siempre se usa para procesar datos. La disposición de filas y columnas es una forma útil de presentar y gestionar una gran cantidad de información y las características de Excel permiten utilizar una hoja de cálculo como herramienta de recopilación de datos.

Excel ofrece algunas características que permiten utilizarlo como un formulario que otros usuarios pueden rellenar, pero si tienes que introducir instrucciones para rellenar el formulario, en la hoja de cálculo, se va a desordenar.

Una forma más fácil de asegurarse de que se obtienen los datos correctos es añadir límites y restricciones a una celda. Cualquier dato o valor que se salga del límite será rechazado.

Límite de caracteres para las celdas de Excel

Puedes establecer un límite de caracteres para las celdas en Excel. Este límite funciona de manera que el valor introducido sea un número mínimo de caracteres de largo, o no sea más largo que un cierto número de caracteres.

Es útil para cuando un usuario debe introducir un número de teléfono, o un código postal, o similar.

  1. Abra el archivo de Excel a la que quieres añadir límites de caracteres.
  2. Seleccione las células/columnas/filas que se añadirá al límite.
  3. Ve al Pestaña de datos.
  4. Haga clic en ‘Validación de datos’. en la caja de herramientas de herramientas de datos.
  5. Ve al Pestaña de ajustes.
  6. Abre el El menú desplegable de ‘Permitir’… y seleccione «Longitud del texto».
  7. Abre el El menú desplegable ‘Data’… y seleccionar un criterio de limitación. Para limitarlo a un cierto número, seleccione «Menor o igual a».
  8. Para establecer el valor máximo, introduzca un valor en el campo Máximo.
  9. Haz clic en Ok.

Añadir la información de la herramienta para el límite de caracteres

Un usuario no podrá saber si una celda tiene un límite de caracteres, por lo que añadir un tooltip le ayudará.

  1. Seleccione las células/columnas/filas con el límite de caracteres.
  2. Ve al Pestaña de datos.
  3. Haga clic en Validación de datos.
  4. Seleccione el Pestaña «Input Message».
  5. Habilitar el Opción «Mostrar mensaje de entrada cuando la celda está seleccionada».
  6. En el campo del título, introduzca un tema para la punta de la herramienta.
  7. Introduce un mensajee en el «Mensaje de entrada campo.
  8. Haga clic en OK.

Agregar mensaje de error

Cuando un usuario introduce un valor que no cumple con los límites de caracteres de la celda, verá un error. Desafortunadamente, el mensaje de error es genérico y no le dice al usuario por qué el valor no fue exceptuado. Puede modificarlo para que el usuario sepa qué es lo que está mal.

  1. Seleccione la celda/columna/filas con el límite de caracteres.
  2. Ve al Pestaña de datos en la cinta.
  3. Haga clic en Validación de datos.
  4. Ve al Buzón de mensajes de error.
  5. Habilitar el Opción «Mostrar alerta de error después de introducir datos inválidos».
  6. Introduce un título de la alerta en el ‘Campo «Título».
  7. Escriba un mensaje que le dice al usuario qué tipo de datos debe introducir en el Campo de mensaje de error.

Conclusión

Se puede añadir un límite de caracteres superior o inferior a las celdas, o introducir un número preciso de caracteres que un usuario debe introducir para que el valor sea aceptado. Recorra las distintas opciones y añada el tipo de límite de datos que necesita para una celda, columna o fila.

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