¿Trabaja con muchos documentos, pero a veces tiene dificultades para encontrar los que necesita? Documan es una herramienta gratuita que se puede utilizar para categorizar sus archivos y acceder a ellos rápidamente. El programa es fácil de usar y puede comenzar a usarlo en solo un par de minutos.
Documan no es portátil y muestra una pantalla de bienvenida durante unos segundos cuando lo ejecuta, que lamentablemente no puede desactivar. La aplicación comienza con cero categorías de forma predeterminada, por lo que deberá crear una. Haga clic en el botón «Agregar nueva categoría» y aparecerá un cuadro emergente donde podrá darle un nombre. Elija algo relevante como Trabajo, Finanzas, Personal o cualquier otra cosa que se le ocurra, depende de usted.
Una vez que haya agregado una categoría, aparecerá como una opción en el menú desplegable «Categoría». Las categorías son las etiquetas que mencioné anteriormente, así que lo siguiente que tienes que hacer es asignar la categoría a algo. Haga clic en el botón Agregar documento y aparecerá una ventana de exploración. Úselo para seleccionar los documentos. Técnicamente, Documan no está restringido a documentos, puede usarse para categorizar cualquier archivo, pero existen algunas limitaciones cuando eliges un archivo que no es un documento (como un EXE o ZIP, etc.). Explicaré por qué es posible que no desee hacerlo, en un momento.
Cuando haya agregado algunos documentos a una categoría, puede acceder a ellos rápidamente usando el menú desplegable «Archivos». Esto es muy útil, ya que no tiene que examinar un directorio o una unidad que esté llena de documentos. Seleccione un archivo del menú y se abrirá en su controlador predeterminado, p. Ej. TXT en el Bloc de notas, DocX en Word, y así sucesivamente.
Sin embargo, puede abrir algunos formatos de documentos directamente con Documan, admite archivos PDF, DOC, DOCX y HTML. El programa viene con su propio editor de texto enriquecido llamado Multicode, también del mismo desarrollador. Esta es la limitación que mencioné anteriormente, si intenta abrir un formato no compatible, el programa no lo abrirá. Dicho esto, aún puede usar el menú desplegable para acceder a los otros archivos. La opción Buscar le permite buscar archivos por su número o cadena y enumera el resultado en una ventana emergente, también puede buscar dentro de los documentos el término de búsqueda.
Documan viene con dos herramientas más. Puede utilizar el programa para cifrar y descifrar documentos. Para proteger sus archivos, deberá configurar una contraseña desde la configuración del programa. La opción es idéntica a la herramienta Data Protect, que es un programa dedicado del mismo desarrollador que le permite cifrar archivos, y ambas herramientas utilizan un algoritmo de cifrado AES de 256 bits.
La otra opción a la que puede acceder desde el menú de Documan es Convertir PDF a DOC. A diferencia de la otra utilidad, esta no es una herramienta fuera de línea, sino que abre una página web llamada freepdfconvert.com. Puede ser útil si desea editar el documento con un software de terceros, pero prefiero no cargar un documento en un servicio en línea para convertirlo.
Documan es una aplicación gratuita. El desarrollador recientemente creó todo su software premium gratuito. Esa es la razón por la que la interfaz lee tiene la palabra «Pro». Algunos elementos de la interfaz de usuario están en alemán, pero no es demasiado difícil de descifrar.